Debemos de conservar toda la documentación contable durante 6 años desde el último apunte contable.
A EFECTOS MERCANTILES: El Código de Comercio, establece que todos los libros y justificantes de la empresa, deben de conservarse durante 6 años, a partir del último asiento realizado en los mismos.
A EFECTOS FISCALES: Los libros contables, libros registro, facturas, documentos bancarios, etc… incluidos los programas y archivos informáticos y cualquier justificante fiscal, deben de conservarse durante 4 años, que es el plazo que la administración tiene para comprobar y liquidar la deuda tributaria. El plazo empieza a contar desde la finalización del plazo voluntario de presentación de las declaraciones analizadas.
EXCEPCIONES: hay dos supuestos especiales y además muy habituales:
- 1. BASES IMPONIBLES NEGATIVAS: En los ejercicios que se han declarado pérdidas, todos los documentos han de conservarse durante los 4 años siguientes al ejercicio en donde se hayan compensado las bases imponibles generadas. O bien, un máximo de 10 años desde el ejercicio que generó el derecho a compensación.
- 2. FACTURAS DE INMOVILIZADO: Se conservarán durante el tiempo que se estén amortizando y los 4 años posteriores al último amortizado.
NOTA: Para que no haya confusión, se recomienda guardar las facturas de compra de inmovilizado , así como, toda la documentación de los años en que se hayan declarado pérdidas, de forma separada al resto, ya que el plazo de conservación es distinto al resto.